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用科技提升竞争力CIO如何打造企业移动办公室?

时间:2019-10-04

面对诡谲多变的商场竞争,一窝蜂的跟风,只能在红海里面削价竞争,唯有早期在蓝海经营的人,才有办法抢占先机。对于会计师事务所的勤业众信而言,抢在客户之前,看准各种趋势应用并拥抱新科技,先行在蓝海经营布局,则是勤业众信勤业众信信息长暨风险管理顾问总经理万幼筠这几年来最大的成绩。

不论是个资保护或是数位鉴识,都可以看出万幼筠早于客户看准趋势、拥抱新技术的规划。以个资保护的议题为例,万幼筠率先辅导企业取得英国BS 10012个资保护认证,将企业个资保护的作为,落实到个资保护标准的框架中。

从2009年开始,在所有人都还不看好数位鉴识的发展与前景时,他就已经陆续招募并培养数位鉴识人才,也在公司支持下,斥资三、四千万,打造符合ISO 17025规范的资安鉴识实验室。“这些都是为了抢先在客户之前,拥抱新科技与趋势,奠定勤业众信在该领域的信誉。”他说,过去4年多来,除了调查局之外,勤业众信是一间实验室获得国际认证的民间企业。

不论是担任风险管理顾问部门主管,或是担任勤业众信事务所的CIO,对万幼筠而言,看好未来科技发展趋势、抢先同业布局,不仅为公司带来营收,这种抢先在客户之前、引领客户未来发展方向的作为,也让勤业众信成为客户眼中科技应用的领头羊。

企业竞争力来自掌握新科技的能力

“勤业众信的竞争优势,有一大部分来自于对科技的早期认知和掌握。”前勤业众信总裁魏永笃说道。因为相信新科技可以带来更强的竞争力,早在1990年代,勤业众信就已经在推动eOffice政策,每个办公室、桌子都有网络和电话的接口,电话可以连接上计算机、计算机可以随时移动,各种应用程序都可从远端进行介接等等,甚至于,在2000年之前,勤业众信就已经有移动化办公室(Mobile Office)雏形,员工随时都可以登入上班,都有工单系统可以算工时,差别只在于,当时各种系统Web化还不普及。

从魏永笃担任总裁时期,勤业众信对各种IT科技的应用和掌握,便已为分公司带来可观的营收规模、客户基础,万幼筠表示,未来IT不只要做到支援业务、提升效率,在许多关键时刻,更要以支援并打造未来服务业从业人员会使用的各种IT服务,做为主要IT发展方向。

勤业众信是合伙人制的组织,对于IT策略的制定,全球都有一致的IT基础维运架构,但各国都有各自支援业务发展目标的IT应用。也就是说,勤业众信全球总部控管全球各地分公司的各种IT基础建设,包括计算机系统档案、甚至是无线网络的单一登入帐号密码,不论在全球哪一个勤业众信的办公室里,员工都可以采用同样的认证方式登入。

但是,全球分公司的商务应用则在总部的IT框架下,自行发展;总部则透过IT系统成熟度的评估,针对各个公司IT应用系统做质量控管,可以参考的指标包括:程序开发成熟度参考CMMI、IT运作流程就是参考ITIL或ISO 20000,资安标准就可以参考ISO 27001等。不过,万幼筠说,总部并不要求各国分公司取得任何认证,但总部却早已经将相关标准,纳入对各分公司IT成熟度的评估指标中。

例如,总部IT部门要求各分公司落实客户秘密保护和个资保护时,总部会要求分公司要进行盘点,也会询问分公司风险评估的项目,确认是否有包含顾问服务产业必须要掌握的重点风险项目。

力推移动签核,是全球勤业众信前三名导入国家

各分公司可以依据商业目标,自定IT发展策略,勤业众信在2006年导入SAP ERP系统,就是一个很大的转折点。当时的信息长由财务长兼任,侧重于如何支援财务管理决策,希望像大型金控公司一样,从各种商业智慧管理报表中,找出未来的发展方向。当年偏重在公司的财务管理,勤业众信也是亚洲各分公司中,第一个导入SAP ERP系统的分公司。

因为之前的信息长多由财务长或营运长兼任,发展重点多偏重在财务管理系统面的整合,但万幼筠在两年多前就任信息长以来,则希望可以打造一个无所不在的U化(Ubiquitous)环境,让使用者可以在任何地方、任何时刻都能接取网络,随时随地都能使用网络资源。

因为有这样的想法,加上智能型手机普及与相关应用的成熟,万幼筠在2012年担任信息长,主动推动移动签核,从小范围的试用逐步推广到全公司使用。

勤业众信推动移动签核时,是全世界勤业众信分公司中,前三名推动的国家。美国因为整体环境成熟,许多服务都可以由各种云端服务公司做介接,因此,在移动化发展已经做到深度整合,例如用App订完机票后,Google Talk都会给连结通知当事人,还可以顺便订饭店。不过,有一些基础架构不健全的问题,象是许多饭店业者根本无法透过App订房,移动化应用难以从头到尾串接,更遑论后续的信息流整合。

所以,勤业众信在推动的移动化,就是先从优化内部流程做起。“刚开始,有很多人不见得有特别意识到移动化的威力,但是改变是潜移默化、慢慢才看出成效的。”万幼筠回忆说道,刚开始推动移动签核时,并没有人反应好或不好,直到有一天系统发布维修公告,才有好多人跟万幼筠抱怨,为什么系统要维修。直到这时候,他才发现,原来这样的移动化签核早已经成为勤业众信员工生活中的一部分了。也因此,两年前推动的移动化、云端化,原本只是小范围的试用导入,后来逐步扩大到全公司使用。

为了推动移动签核,IT部门也开发手机上的应用,象是要搜寻同仁的通讯录时,就有一个手机App可以找到勤业众信所有同仁的通讯录;在线招募员工时,App可以整合YouTube宣传带和脸书信息,也可以串接各种表单申请、差旅费申请,甚至于,未来若有大型的标案竞争,有一些相关费用的拨补,就可以直接透过手机签核系统申请

万幼筠指出,这些应用来自于自己的商业应用需求,基于SAP、微软SharePoint和Outlook所整合的应用系统,透过将所有的流程串接在一起,移动化签核系统会自动提醒同仁,到底还有哪些表单还没签核。

对此,也会发展一连串在手机和计算机上的提醒机制,例如,公文签核的截止时间到,若主管还没有签核公文,系统会自动将公文传送到代理人处,视同委由代理人代行职务。万幼筠认为,所有的系统串接都必须要搭配一套完整的管理机制,推动的移动签核可以成功,是因为搭配完善的代理人机制。所以,他认为,各分公司在推动各种IT商业策略时,除了系统外,也必须和管理阶层谈定搭配的管理制度。

除了手机上的签核系统外,为了便利员工在移动设备上的作业,也允许在有安装MDM(移动设备管理)解决方案的手机上看信,因为可以设定密码、PIN码以及做到远端的资料销燬,确保手机上资料的安全性。早期是自己开发相关控管软件,但后续维运太麻烦,决定改用商用套装软件。

其实,勤业众信推动移动签核等机制,有很多原因都是被客户逼出来的。万幼筠坦言:“推动移动化签核,就是因为客户用他们的效率来要求勤业众信的效率,”当客户已经完成内部签核而勤业众信还卡在某个签核流程时,这也意味着,当勤业众信速度跟不上客户的速度时,就没办法接客户的生意。

不过,他指出,导入移动化方案有产生一些事先没有想到的综效,例如,手机成为一个新通路,勤业众信有很多的政策公布和宣达,就可以利用手机这样的新管道发布。

推动IT策略时,不可忽略风险评估

当手机成为一种新通路时,另一种新兴的穿戴式设备也逐渐兴起,为勤业众信的移动化策略带来隐忧。包括万幼筠在内,全勤业众信员工中,大约有一百人左右拥有Google Glass或者是三星穿戴式手表Gear等设备。不过,这些新兴的穿戴式设备还无法安装任何设备控管软件,有些新型设备,除了可以显示电子邮件通知外,甚至还有储存空间。

万幼筠表示,因为看到穿戴式设备带来的风险,即便全球还没有制定相关的控管政策,IT部门已经先行管制,内部寄送的邮件,基于安全性理由,都不允许在穿戴式设备上显示,只能在计算机或者是已经安装MDM软件的手机上显示。

顾问服务业是一种基于风险控管的行业别,客户的信任非常关键。万幼筠表示,为了控管外泄客户、营业秘密和个资的风险,IT系统必须要和组织妥善搭配,并做到实时预警。

例如,曾有员工在离职前夕大砍知识库的内容,该系统在30分钟内就发布异常通报,并由该部门亚太区的风险长通报勤业众信风险长,而风险长、信息长和人资长在3分钟内取得横向联系后,便到该名员工的工作现场,避免资料被拿走,也没收该名离职员工的计算机。这就是系统实时预警搭配一套完善的管理机制,才能够降低资料外泄的风险。

万幼筠认为,推动各种IT应用都会基于商业需求,但如何在IT系统整合带来的便利中,也兼顾风险,其实是信息长在制定IT发展策略时,必须念兹在兹的准则。

勤业众信信息长暨风险管理顾问总经理万幼筠表示,比客户和同业更早在蓝海布局耕耘,也是赢得客户信赖的重要关键之一。

 

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